Cloudsamenwerking is voor veel organisaties inmiddels onmisbaar. Documenten delen, gezamenlijk werken, bestanden synchroniseren, videobellen en samenwerken moet overal en vanaf ieder apparaat kunnen.

De keerzijde is dat organisaties steeds afhankelijker kunnen worden van enkele grote cloudleveranciers. Licentiekosten stijgen, data staat bij een externe partij en overstappen wordt lastiger naarmate meer processen, data en integraties afhankelijk worden van één ecosysteem.

Nextcloud biedt een interessant alternatief. Niet alleen vanuit kostenperspectief, maar vooral voor organisaties die meer grip willen krijgen op hun data, infrastructuur en toekomstige IT-keuzes.

Een vergelijking tussen Nextcloud en Microsoft 365 gaat verder dan functionaliteit of de prijs per gebruiker. De achterliggende modellen verschillen fundamenteel.

Microsoft 365 is in de basis een volledig door Microsoft beheerde SaaS-dienst. De organisatie neemt functionaliteit als dienst af en Microsoft verzorgt de onderliggende infrastructuur en een groot deel van het technische platformbeheer.

Nextcloud kiest voor een ander model. De software is open source en organisaties kunnen zelf bepalen waar deze wordt geïnstalleerd en wie de infrastructuur beheert. Voor ondersteuning en aanvullende enterprise-diensten zijn commerciële Nextcloud-abonnementen beschikbaar.

Microsoft 365: gemak en een geïntegreerd ecosysteem

Het grote voordeel van Microsoft 365 is juist die integratie. E-mail, documenten, samenwerking, communicatie, identity, security, compliance, workflow en steeds meer AI-functionaliteiten kunnen onderdeel zijn van hetzelfde Microsoft-ecosysteem.

Daarmee kan Microsoft 365 voor organisaties zeer aantrekkelijk zijn. Er hoeft geen eigen infrastructuur voor bijvoorbeeld Exchange Online, SharePoint Online of Teams te worden beheerd en nieuwe mogelijkheden kunnen centraal beschikbaar worden gesteld.

Die integratie heeft echter ook een strategische keerzijde.

Naarmate een organisatie meer gebruikmaakt van bijvoorbeeld Exchange Online, SharePoint, Teams, OneDrive, Entra ID, Power Platform, Purview en Copilot, ontstaat een steeds sterkere technische en organisatorische afhankelijkheid van het Microsoft-platform.

Dat betekent niet dat uitstappen onmogelijk is. Wel kan migratie complexer en kostbaarder worden wanneer informatie, processen, metadata, applicaties, automatiseringen en beveiligingsbeleid sterk met het Microsoft-ecosysteem zijn verweven.

Nextcloud: meer verantwoordelijkheid in ruil voor meer controle

Bij Nextcloud ligt het zwaartepunt anders.

Een organisatie kan ervoor kiezen Nextcloud zelf te hosten of onder te brengen bij een zelfgekozen provider. Daardoor kan zij bijvoorbeeld eisen dat gegevens uitsluitend in Nederland of de Europese Unie worden opgeslagen.

Nextcloud benadrukt self-hosting als een manier om controle over bedrijfsdata te behouden, maar geeft tegelijkertijd aan dat organisaties zelf verantwoordelijk blijven voor passende beveiligings- en compliancemaatregelen.
Die vrijheid heeft dus ook een prijs.

Nextcloud verschuift daarmee een deel van de verantwoordelijkheid van de leverancier terug naar de organisatie of haar IT-partner.

Dat kan vanuit digitale autonomie wenselijk zijn, maar moet wel bewust worden meegenomen in de Total Cost of Ownership

Wanneer Microsoft 365 en wanneer Nextcloud?

Daarmee is Nextcloud niet simpelweg beter dan Microsoft 365. Het zijn verschillende strategische keuzes.

Microsoft 365 ligt voor de hand wanneer:

• een organisatie een brede geïntegreerde digitale werkplek zoekt;
• Teams, Office, Outlook, SharePoint en Power Platform belangrijke onderdelen van processen zijn;
• SaaS en minimale infrastructuurverantwoordelijkheid zwaar wegen;
• snelle introductie van nieuwe cloudfunctionaliteit belangrijk is.

Nextcloud wordt interessant wanneer:

• digitale autonomie een strategische doelstelling is;
• de organisatie maximale controle over datalocatie wil;
• Europese of eigen hosting gewenst is;
• open source onderdeel is van de IT-strategie;
• afhankelijkheid van één grote cloudleverancier moet worden verminderd;
• er voldoende beheerkennis aanwezig is of een geschikte Europese hostingpartner beschikbaar is.